A qué llamamos cuentas contables, clasificación, partes y codificación

     Se le llama cuentas contables al conjunto de registros donde se detallan de forma cronológica todas las transacciones que ocurren en un ente económico. Estas operaciones se registran en asientos de débito o crédito dependiendo del origen de la transacción. Así por ejemplo, una empresa tendrá una cuenta de efectivo en donde registrará todos los movimientos que involucren dinero en efectivo. Si la empresa compra bienes al contado, eso significa que tendrá que dar un crédito a la cuenta de efectivo; si la empresa vende mercancías al contado, entonces deberá de dar un débito a la cuenta de efectivo.

Partes que componen una cuenta contable:

1.      El titular o nombre de la cuenta: como su nombre lo indica, el titular se refiere a la cuenta en la que estamos registrando. Por ejemplo, si un negocio compra mercancías a crédito, deberá de dar un débito a la cuenta “Compra de mercancías” (este es el titular) y un crédito a “Proveedores”(otro titular).

2.      Débito: El Debe, también llamado débito, se coloca en la parte izquierda de la cuenta y representa todo lo que “entra” al negocio o el motivo de por qué salió algo.

3.      Crédito: Es la parte derecha de la cuenta y representa todo lo que “sale” de la empresa o bien el motivo de por qué entró algo.

4.      Saldo: Es la diferencia entre él debe y el haber. Si la suma de los débitos de una cuenta es mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo deudor. Si por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será acreedor.

En la siguiente imagen puedes verlo de forma más ilustrada…

Las cuentas básicas de la contabilidad:

      En un negocio es importante conocer dos cosas fundamentales: cómo entra o sale el dinero y cómo se deben de registrar las operaciones. Las 6 cuentas básicas de la contabilidad en la que se registran los diferentes tipos de transacciones son:

Las 6 cuentas básicas de la contabilidad 

1. Activos: Los activos representan todos lo bienes y derechos que posee una empresa. Estos pueden ser físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio, etc. También pueden ser activos intangibles como la propiedad intelectual, una marca, entre otros.

2. Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Así por ejemplo: si una empresa decide solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta se compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado. Esa obligación que tiene el negocio de pagar el préstamo es a lo que se le llama pasivo.

3. Capital: El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños del negocio, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa.

  ¿Qué es la contabilidad y por qué es importante?

    Algunas de las cuentas de capital más usadas son:

ü Capital contribuido – que es el monto de dinero que aportan los dueños del negocio.

ü Ganancias retenidas – las ganancias de una empresa desde el momento de su creación.

ü Dividendos – el dinero pagado a los accionistas. Estos se consideran como un valor negativo y disminuyen el capital de una empresa.

4. Ingresos: Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las actividades económicas de la misma. Si una empresa comercial vende mercancías al contado se contabiliza la operación dándole un débito a efectivo (activo) y un crédito a Venta de mercancías (el ingreso).

5. Costos: Un costo es todo desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que generará beneficios económicos al negocio. Además del precio del activo que se adquiere, también se considera un costo a todo el proceso que conlleva poner dicho activo en funcionamiento. Así por ejemplo, si una empresa decide comprar mercancías, las cuales deben de ser transportadas hasta el local, se deberá de registrar la compra de mercancías como un costo y también el flete (el costo del transporte).

6. Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de un producto  o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una empresa. Un gasto financia una actividad específica en beneficio de la empresa, pero se diferencia del costo porque queda consumido al instante. Son ejemplo de gastos: los salarios administrativos, el pago de la energía eléctrica, el pago de transporte para la venta de un producto (ojo, no confundir con el flete, que es el transporte que se paga cuando se adquiere un producto).

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en primer lugar en dos grandes grupos: 

1. CUENTAS REALES 

Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el “Balance general”. 

2. CUENTAS NOMINALES 

Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio. Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como cuenta de resultados.

Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las cuentas de Orden.

3. CUENTAS MIXTAS 

Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos. 

4. CUENTAS DE ORDEN 

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.

La estructura de una cuenta es la siguiente:

Clase:          El primer dígito.

Grupo:        Los dos primeros dígitos.

Cuenta:       Los cuatro primeros dígitos.

Subcuenta:  Los seis primeros dígitos.

Las clases que identifica el primer dígito son:

Clase 1: Activo.

Clase 2: Pasivo.

Clase 3: Patrimonio.

Clase 4: Ingresos.

Clase 5: Gastos.

Clase 6: Costos de Ventas.

Clase 7: Costos de Producción o de Operación.

Clase 8: Cuentas de Orden Deudoras.

Clase 9: Cuentas de Orden Acreedoras.

Cada clase a su vez se divide en grupos, y cada grupo se divide en cuenta, y está en subcuentas: 

Clase 1, grupo 1 genera el código 11

Clase 1, grupo 1, cuenta 05 genera el código 1105

Clase 1, grupo 1, cuenta 05 y subcuenta 05 genera el código 110505

La cuenta se compone de los siguientes elementos:

ü Código, Concepto, Debito, Crédito

ü Código es el número de dígitos que contiene cada cuenta, ejemplo 110505

ü Concepto es el nombre de la cuenta, que en este caso sería “Caja General” para el código 110505

ü Débito es lado debito o lado izquierdo de la cuenta, conocido también como el debe

ü Crédito es el lado derecho de la cuenta, que se conoce también como el haber

ü Gráficamente una cuenta se puede representar de la siguiente forma:

ü Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos.

ü La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para registrar los diferentes hechos económicos.       

A qué llamamos Libro Diario General...

                   

 El libro Diario General es uno de los más básicos que se utilizan en contabilidad en el día a día. En este se registran de forma cronológica todas las operaciones económicas que se realizan en un negocio para su posterior pase al mayor. Al momento de registrar un asiento contable en el libro diario es necesario entender qué es lo que vamos a registrar y siempre recordar que la suma de todos los débitos debe ser igual a la suma de todos los créditos para cumplir con el principio de partida doble. Esto quiere decir que cada vez que demos un débito a una cuenta, también hay que darle un crédito por el mismo valor a la otra cuenta afectada.

Partes del libro Diario General: 

1.     Fecha de la transacción
2.     Código de la cuenta contable que se está modificando
3.      Nombre de la cuenta y una pequeña explicación
4.      Columna de cuenta auxiliar
5.      Columna del Débito
6.      Columna del Crédito 

      En una empresa se pueden presentar diferentes tipos de operaciones, unas más complejas que otras, y es por esta razón que en el libro diario aparecen asientos simples y asientos compuestos. Un asiento contable es simple cuando solo tiene un débito y un crédito. En cambio un asiento es compuesto cuando incluye más de un débito y/o más de un crédito. Veamos un ejemplo de esto para entenderlo mejor… 

    Ejercicio de asiento compuesto: El día 1 de enero del 2016 la empresa X vendió mercancías por el valor de 25,000 balboas, al contado. Recibo No. 154

Para realizar el registro de esta operación empezamos anotando la fecha de la transacción, colocamos el nombre de la cuenta, el código  y anotamos el valor mencionado en la columna correspondiente, ya sea en débito o crédito.

Veamos el ejemplo:    

      Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.

Dependiendo del SIC (sistema de información contable ), algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma en la mayoría de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una Nota de Crédito) y los automáticos son los generados propiamente por el Sistema (cálculo automático de valor de impuesto). También el libro diario se tiene que llevar por una única razón la cual es por ser un libro principal, y eso esta decretado en el código de comercio.

Como llevar el control contable por medio del libro mayor...

  

     El libro mayor es de gran utilidad, ya que podemos conocer el saldo o balance de una cuenta determinada, lo cual nos permite elaborar los Estados Financieros en los siguientes pasos del ciclo contable. En el Mayor General se incluyen las cuentas control de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos. Las cuentas de detalle o auxiliares se registrarán en lo que se conoce como Mayor Auxiliar, como por ejemplo Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

¿Cómo se registra en el Libro Mayor?

Luego de haber registrado las diversas transacciones económicas en el Libro Diario General, debemos de asentar todos los montos asociados a sus respectivas cuentas. Hay que tener en cuenta que a diferencia del libro Diario General, que se organiza de forma cronológica, el Mayor General se ordena de acuerdo al tipo de cuenta.

Función del libro mayor 

     Controla en forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las operaciones registradas en el libro diario. En sí el libro mayor resume los valores registrados como cargos o abonos de acuerdo a las operaciones comerciales realizadas por la empresa y también llega a ser un paso importante en la contabilidad. El inventario, tiene como finalidad ordenar la información sobre los bienes y obligaciones de la empresa. En la contabilidad se enumeran primero los bienes y derechos, llamados ACTIVOS y después las obligaciones llamadas PASIVOS. 

Llenado del libro mayor 

     El Libro Mayor puede tardar años en llenarse porque sólo se utiliza un renglón de la cuenta por mes y existen cuentas que no tienen movimientos tan repetidamente como otras, pudiendo tener un movimiento por año. Por ello sus páginas no se llenan tan rápido como las otras cuentas, por ejemplo, la cuenta de capital no tendrá tanto movimiento como la de bancos.

Importancia y finalidad 

    Cuando se habla de la cuenta, es cuando se crea en el libro mayor un registro de números en el medio contable, permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa y agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad

Cuentas: aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón.

Código: se escribe el número que le corresponde a cada cuenta, según el catálogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan Único de Cuentas para comerciantes.

Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior.

Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento débito y crédito mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro Diario Columnario.

Saldos: en esta columna se obtiene los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas Saldos anteriores y Movimiento, así: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se restan. 

Procedimiento 

-         Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos anteriores.

-         Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al movimiento.

-         Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, éstos a su vez constituyen los saldos anteriores del mes siguiente.

-         Al finalizar el periodo contable, en la columna Movimiento se registra el comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la elaboración de los estados financieros.

-         Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el libro Mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al Balance General.

Corrección de errores 

-         Cuando se cometen errores en este libro, pueden corregirse así:

   -         Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.

-         Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.

Qué son las Actas....

 LIBROS DE ACTAS

       Son aquellas que corresponden al derecho, derecho comercial, los negocios y el Comercio.

Es el libro que según la legislación mercantil deben llevar algunas sociedades, especialmente las sociedades anónimas, para registrar en él las actas de las sesiones de su consejo de administración, y de sus juntas de accionistas.

Cualquier libro donde se asienten las actas correspondientes a determinados hechos o juntas.

Algunas sociedades suelen llevar Libro de Actas especiales para anotar las resoluciones de las diversas Comisiones de su consejo, por ejemplo:

1.    Libro de actas de la comisión ejecutiva,

2.    Libro de Actas de la comisión de operaciones,

3.    Libro de actas de la comisión de régimen interior.

Otras compañías también llevan un Libro de Actas de inspección oficial, donde se registran los sucesos relacionados con las visitas de inspección que les realizan diversas dependencias del gobierno.

Los Diarios Especiales se hacen necesarios para una empresa por el número de operaciones que realiza y tiene que utilizar un contador para el registro de los mismos. La igualdad de débitos y créditos se comprueba al finalizar cada mes. Se traza una raya sumatoria y se escribe total en la línea sencilla de descripción. Se traza doble línea a través de las columnas monetarias por debajo de los totales. Luego se traslada a la cuenta del mayor general, siguiendo el nombre del encabezamiento de cada columna monetaria 

VENTAJAS: 

1.    SE hace más efectivo dividir el trabajo entre los empleados de la empresa

2.    Permite diarizar y mayorizar al mismo tiempo.

3.    El número y tipos de diarios varían según la necesidad y naturaleza de la empresa.

DIARIOS MÁS COMUNES: 

1.    DIARIO GENERAL: Es el libro que consta de varias hojas de dos columnas, el cual sirve para registrar las transacciones que no se clasifican en los otros diarios

2.    DIARIO DE COMPRAS: SE registran solamente aquellas compras que se realicen al crédito.

3.    DIARIO DE VENTAS: Es el diario especial en el que se registran únicamente las operaciones de ventas al crédito que realiza la empresa.

4.    DIARIO DE CAJA DE INGRESOS: Es el diario que registra todo los ingresos de dinero que recibe la empresa.

5.    DIARIO DE CAJA EGRESOS: El diario de caja egresos es un diario especial que se utiliza para registrar solamente las transacciones de pago que realiza la empresa.

             

        MODELOS DE DIARIOS